为适应公司经济发展和管理水平提高的需要，规范公司日常经营管理工作中行文的编

制、格式、审核、发放、流转和存档等工作，逐步达到行文的标准化管理和高效流转，从而

全面推进整章建制工作，特制定以下暂行规定。
（一）适用范畴：
本规定适用于佛奥酒店投资管理有限公司（以下简称公司）因经营管理需要向集团内、

外的部门或单位的发文，以及公司各职能部门、直营连锁酒店、合资合作酒店之间日常经营
管理工作中的正式行文，包括制度性文件（专指制度、规定、条例、规范、决定和原则意见

等）和非制度性文件（指报告、请示、备案、函和重要正式通知等），不包括公司内部日常
工作中的联系单、征询函、会议通知等其它文件。公司各直营连锁酒店、合资合作酒店内部
行文可参照执行。

（二）管理职责：

（1）总经办按本规定对公司日常行文和流转实施管理。
（2）总经办负责对各类行文程序和格式的规范性检查，包括在贯彻和实施过程中的
协调和解释工作。
（3）总经办负责对外发文中涉及公司或公司形象宣传内容的审核。
（三）发文文件的编制要求：
1、措辞准确简洁，不使用可能引起误解的语言，文件的内容应详细完整，特别是对
外发文，用词要贴切。
2、对已有的管理制度中规定的内容可直接引用，但必须写明引用的文件名、编号以
及引用条款。
3、行文文件的格式：

（1）关于公司内外发文、请示报告、传真文件、会议（会谈）记录的标准格式详见
附录A、B、C、D；
（2）格式内容注明：上述行文全部采用 A4幅面纸，所有文本留出上、下页边距2.54cm，
左右页边距3.17cm，标题居中排列，文件编号居中，标题字体采用黑体三号，正文字体采
用宋体小四号，正文的行间距采用 1.5倍；
（3）公司内外发文的文件编号：根据集团规定，集团各部门、各单位以佛奥集团名
义的内外发文，文件编号中必须以“佛奥集团（内）”开头，文号由集团行政中心负责统一
编排，集团各职能部门不再以本部门名义编号正式发文。

（四）集团内外发文的审核程序：

文件主办部门待文件的初稿完成后，必须向集团行政中心申请文号，填写“办文单”
（见附录E），经主办部门主管签字（若需相关部门会签的，视发文的内容而定，则将“办
文单”传至各会签部门）后，须经集团行政中心审核，报总经理批准后，方可作为正式文件
盖章发放。

（五）集团内外发文的发放和存档：

（1）完成上述审批流程的文件由集团行政中心负责发放，并填写“文件发放登记表”
（见附录G），由签收人传达至相关部门、单位和人员，并且在本部门留存。
（2）正式办文签发的文稿连同办文单由集团行政中心保存，年终交集团档案室存档。
（3）请示报告、传真文件、会议（会谈）记录等其余行文根据其内容，存入相应的
档案类别。
（六）日常文件处理流转：

（1）公司外部收文
各部门、各单位凡接获政府或是其它单位的外部正式来文，除专门针对本部门、本单
位个性工作的文件外，均须到公司总经办进行来文（来函）登记，建立“公文处理单”（见
附录F）并拟订办文意见，呈交相关各级经理、领导阅读或批示，再按照要求转有关部门或
人员处理落实，公司总经办负责对文件流转处理情况进行催办或督办，待流转处理结束后填
写处理意见和结果，并按规定存档。

（2）公司内部其它正式行文
除上述正式发文以外的请示、报告等公司内部流转的文件，各级领导可根据需要在请
示报告的批示处写明批示意见，按需要转至经办部门落实，最后将结果反馈公司总经办登记
（留存复印件）后下发。

（3）其他公司内部日常工作中的联系单、征询函、会议通知等文件按实际工作需要
在公司内部进行流转。来文单位可以根据实际工作要求在文件上注明希望的办理时限，办文
单位根据合理的办理时限要求负责流转中的催办或督办，以确保行文流转的效率。
主编：卢敏；副主编：何晓毅；排版：霍桂容。公司内部资料，未经许可，禁止传阅和复制！

公文种类主要包括：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报

告、请示、批复、函、会议纪要。为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化、制度化，
特制定本规定。

（1）凡所发公文处理，必须按拟稿、核稿、签发、编号、打印、校对、用印、登记、
封发、归档的程序办理。
（2）所发公文种类主要有“决定”、“通知”、“报告”、“请示”、“通报”、
“函”、“批复”等。
（3）公文格式一般为:字号、标题、专送单位、正文、附件、成文日期(领导签发日
期)、主题词(总经办核稿人员按规定填写)、抄送单位、密级、紧急程度等。
（4）所发公文稿首页必须使用公司发文稿纸，拟稿人应按照稿纸规定的要求填写清
楚有关事项。
（5）公文原稿经拟稿部门负责人审核签字后,交总经办核稿人签字,请主管领导审阅
签发,联合发文需要会签。
（6）公文内容必须符合党和国家的方针、政策、法律、法规和有关规定。做到情况
真实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点正确、书写工整、各种符号、名词
术语准确规范。
（7）公文起草、修改和签发过程中必须使用钢笔或签字笔,以符合归档要求。
（8）经相关领导签发后的公文,由行政中心进行编号、打印。在印制过程中要符合规
范、保证质量。
（9）公文由拟稿人负责校对,校对人应对打印稿件仔细认真核对,如发现需要较大修
改之处,必须征得签发领导同意后才能修改。
（10）公文底稿和打印件(各一份)由行政中心存档,其余由文件使用部门签字领用。
（11）收文处理包括签收、登记、分办、批办、传阅、承办、催办、归档、销毁。
（12）上级对所发文由总经办行政助理统一签收、拆封、分类编号、登记,并附收文
登记表交总经办主任签批给公司领导批阅或有关部门阅处。各部门内勤负责本部门的收、发
文等公文处理。
（13）由总经办行政助理将分批的文件及时分送有关公司领导批示、阅知或交有关部
门负责人阅处,领导之间、领导和部门之间不能扩传文件。
（14）传阅文件时,文秘要登记送文时间和份数,文件传阅退回时,应注意返回的时间
和核对份数。
（15）领导批阅文件应及时,并签署处理意见,若无意见应署名表示阅过。
（16）借阅文件必须登记,借阅时间一般不超过二周。
（17）需要办理的文件,由总经办按公司领导的批办意见分送职能部门处理。
（18）承办部门要认真研究交办文件的内容和批办意见,按要求时限认真办理,没有时
限要求的一般应在收到文件后二周内处理完毕,并将结果填写在收文登记表上,必要时应主
动报告主管所领导。
（19）属于本部门职能权限范围的事项,应当由部门自行办理;涉及两个以上部门的文
件,由主办部门会同相关部门共同办理,不得互相推诿,贻误工作。
（20）对有关部门承办的文件,所综合办要负责催办,了解和反馈承办情况,督促落实。
（21）收文管理要做到收文清、运转快、有反馈、归档全。
（22）需要销毁的过期文件和内部资料,要列出清单,经部门负责人审核后销毁;带密
级文件的销毁按有关规定办理。

 
为了做好文档控制管理工作，杜绝公司文件外泄，特制定如下管理制度。
1、文控小组的组成
文控小组成员由各职能部门指定专人组成，专门负责该部门各类文档的收发、传阅及

归档管理。文控小组组长负责公司全部文档的目录整合。

2、文档分级制度
依照文件性质，公司文件分为绝密文件、机密文件、普通文件三个等级。文件等级划
分的界定标准如下：

（1）绝密文件：图纸、全年销售计划、代理公司提交的代理计划及往来文件、合同、
合作公司名单等。
（2）机密文件：标书、公司经营方案、董事会报告。
（3）普通文件：公司往来文件、会议纪录等。
3、文件借阅制度
（1）文件借阅必须按照文件制发单位规定的阅读范围办理，不属文件阅读范围的人
员不得借阅。
（2）因工作需要，企业内各部门借阅文件，须经理、本部门负责人同意和文件管理
部门领导批准后，方可借阅。
（3）借阅文件必须办理借阅手续，填写文件借阅登记本。
（4）机要文件原则上不借出，如必须借阅，须在档案室内阅读，阅后即还。
（5）文件借阅人员要按照文件退回时限及时退回文件，文件管理人员对借出的文件
应及时催还。
（6）借阅文件的人员须爱护文件，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、
翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。
（7）借阅文件交还时，必须当前面点清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。
（8）外单位借阅文件，应持单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能将文
件带离档案室。
4、违反制度处理办法

（1）不顾公司制度强行取阅，为难文控小组成员者，进行书面警告。
（2）未经同意擅自取阅文件并外泄文件内容者，予以罚款，情节严重者，予以辞退。
5、文档归整制度
（1）文控小组成员应定期整理文档，在月末填写《月份归档文件一览表》，该表一式
两份，一份交档案管理员留存，一份于下个月 5日前送至文控小组组长处。
（2）文控小组组长负责归集公司内各部门的文档资料，使公司文档系统完整、方便
查阅。

（1）公司的文件由总经办负责起草和审核，公司总经理签发；公司各部门的文件由各
部门负责起草总经办审核，总经理签发。
（2）文件签发后，送总经办统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能
复印、盖章。
（3）文件和原稿，由总经办分类归档，保存备查。
（4）属于秘密的文件，核稿人应该注明"秘密"字样，并确定报送范围。秘密文件按保
密规定，由专人印制、报送。
（5）文件统一由总经办负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等
事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。
（6）外来的文件由总经办行政助理负责签收，并分类登记。由总经办主任提出处理意
见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压延误，属急件的，应
在接件后即时报送。

（7）传阅文件由总经办行政助理负责收回，对领导指示的文 件，总经办应及时
组织传达和落实。

办公室文员的任职要求及岗位职责：
1、办公室文员职务说明书：
（1）素质要求：具有良好的政治素质和思想修养，身体健康，中专或以上学历，具备
较强的文字能力和语言表达能力，有一定的英语听、说、读、写能力，熟悉宾馆酒店各部门
功能运作，熟悉办公室各项工作，有一定的组织能力。
（2）工作关系：负责总经办主任分配的工作，协助办公室处理各种文字资料的录入、
打印、分发工作。工作上向行政助理请示、报告、建议，执行，搞好办公室内务。
2、办公室文员岗位职责：
执行总经理指示，在总经办主任的指导下，完成各项工作任务。
报刊主编的任职要求及岗位职责：
1、报刊主编职务说明书：直接上司：总经办主任。

（1）学历要求：大专或大专以上学历，新闻或中文专业毕业优先考虑。
（2）资历要求：有企业报刊编写或新闻采编工作经验的优先考虑
（3）工作能力：沟通及交际能力好，政策性强，知识丰富，文字功底良好。
（4）素质要求：人品正，刻苦耐劳，综合素质好
（5）年龄要求：25-35岁（男女均可）
（6）身体要求：身体好，能适应经常的出差及驻外工作
2、报刊主编岗位职责：
（1）负责《佛奥酒店报》主编，发动员工投稿，做好报纸的具体采编及印发工作，重
要稿件交总办主任审核，确保不发生重大错误。
（2）不断收集总结下辖各酒店的经营管理经验，做好《酒店管理模式》等的编写工作。